Outlookでメールの差出人を変更・修正する方法

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Outlookでメールの差出人を変更・修正する方法

昨今のメールを取り巻く環境から
差出人名を簡素なものにせず
正しく記載することが求められることがあります。

また、公式の場へ送付する際などに
初期値や適当につけたものを
そのまま送付するわけにはいかないこともあります。

そんな場合に、差出人を変更する方法をお伝えします。

差出人の変更方法

アカウント設定から、対象アカウントを変更することで変更できます。

差出人の変更手順

1.Outlookのメニューから、ファイルを選択します。
Outlook差出人変更1

2.アカウント設定>アカウント設定を選択します。
Outlook差出人変更2

3.対象の電子メールアカウントを選択し、変更を選択します。
Outlook差出人変更3

4.「自分の名前」を変更して、次へを選択します。
Outlook差出人変更4

5.完了画面が表示されるので、完了ボタンを押下して終了します。

メールのセキュリティやマナーについて

添付ファイルについて

メールに大きなファイルを添付するのはマナー違反です。
せいぜい3Mbyte~4Mbyte程度と心得ておきましょう。

なぜなら、受信側のメールサーバによってはエラーとなり
そもそもメールが届かないこともあります。

また、相手のメールボックスの容量を圧迫するばかりでなく
迷惑行為と判断されてしまうこともあります。

さらに、セキュリティの観点で添付ファイルが
[.exe]や[.bat]といった拡張子を
受信制限するのは一般的となりましたが
[.zip]の拡張子をエラーとしている企業も増えています。

一方で、セキュリティを強化するために
添付ファイルにパスワードを掛けるよう
要求される場面も急増しています。

Outlookを使っているのであれば
ZiqLockを使ってみてはいかがでしょうか?

ZiqLock - Microsoft Outlook Free Addin -
ZiqLockはMicrosft Outlook用の無料アドインです。 Outlookで送信メールにファイルを添付するとアドインのボタンが有効化し、ファイル名、パスワード有無などを指定する画面を表示し 指定内容に従い添付ファイルをZip圧縮できます。

差出人とFrom(差出人メールアドレス)の確認について

差出人の名前は偽装が可能なので
企業ではウィルス対策の一環として
差出人とFrom(差出人メールアドレス)のチェックを
利用者に求めるところが増えています。

Outlookでは、通常ではメール一覧上に
From(差出人メールアドレス)を
表示させることができません。

しかし、フォームを利用すれば可能なので
セキュリティ向上のためにも
設定することをおすすめします。

Outlookで(From:差出人メールアドレス)をビューに表示する方法
Outlookのメッセージビュー項目は任意に変更可能ですが 通常「差出人メールアドレス」の表示はできません。 ここでは無料のフォームを利用して「電子メールアドレス差出人」項目を追加し 差出人メールアドレスを表示する方法を紹介します。

マナーとしての署名

メールの署名を正しく設定することは
ビジネスメールにおいてはマナーです。
電話番号やURLを記載しておくことで
相手にも問合せ先などを伝えることが出来ます。
また、受信者側がウィルスメールの判別をするのにも役立ちます。
署名を設定していない場合は、下記を参照して設定してください。

Office Outlookの署名設定方法
Outlookの署名設定方法を、PC版とスマホ版それぞれについて解説します。

Outlookを仕事で使うならこの本を一読することをお勧めします。 環境や社内ルールですべてを活用できるわけではないですが、 初心者には一読する価値があると思います! パソコンに不慣れな方、これから社会人として会社でパソコンを使う方、 作業時間短縮や効率化を考えている方などは下記も合わせて読みましょう!

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