Outlookでメールの差出人を変更・修正する方法
昨今のメールを取り巻く環境から
差出人名を簡素なものにせず
正しく記載することが求められることがあります。
また、公式の場へ送付する際などに
初期値や適当につけたものを
そのまま送付するわけにはいかないこともあります。
そんな場合に、差出人を変更する方法をお伝えします。
差出人の変更方法
アカウント設定から、対象アカウントを変更することで変更できます。
差出人の変更手順
1.Outlookのメニューから、ファイルを選択します。
2.アカウント設定＞アカウント設定を選択します。
3.対象の電子メールアカウントを選択し、変更を選択します。
4.「自分の名前」を変更して、次へを選択します。
5.完了画面が表示されるので、完了ボタンを押下して終了します。
メールのセキュリティやマナーについて
添付ファイルについて
メールに大きなファイルを添付するのはマナー違反です。
せいぜい3Mbyte～4Mbyte程度と心得ておきましょう。
なぜなら、受信側のメールサーバによってはエラーとなり
そもそもメールが届かないこともあります。
また、相手のメールボックスの容量を圧迫するばかりでなく
迷惑行為と判断されてしまうこともあります。
さらに、セキュリティの観点で添付ファイルが
[.exe]や[.bat]といった拡張子を
受信制限するのは一般的となりましたが
[.zip]の拡張子をエラーとしている企業も増えています。
一方で、セキュリティを強化するために
添付ファイルにパスワードを掛けるよう
要求される場面も急増しています。
Outlookを使っているのであれば
ZiqLockを使ってみてはいかがでしょうか？
差出人とFrom(差出人メールアドレス)の確認について
差出人の名前は偽装が可能なので
企業ではウィルス対策の一環として
差出人とFrom(差出人メールアドレス)のチェックを
利用者に求めるところが増えています。
Outlookでは、通常ではメール一覧上に
From(差出人メールアドレス)を
表示させることができません。
しかし、フォームを利用すれば可能なので
セキュリティ向上のためにも
設定することをおすすめします。
マナーとしての署名
メールの署名を正しく設定することは
ビジネスメールにおいてはマナーです。
電話番号やURLを記載しておくことで
相手にも問合せ先などを伝えることが出来ます。
また、受信者側がウィルスメールの判別をするのにも役立ちます。
署名を設定していない場合は、下記を参照して設定してください。
Outlookを仕事で使うならこの本を一読することをお勧めします。 環境や社内ルールですべてを活用できるわけではないですが、 初心者には一読する価値があると思います！
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